Định dạng các ô bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

Định dạng các ô bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện trong Excel

Nếu bạn quen sử dụng các phiên bản Excel cũ hơn, các tùy chọn định dạng có điều kiện trong Excel 2007, 2010 và 2013 sẽ làm bạn ngạc nhiên. Vậy tại sao bạn muốn bận tâm sử dụng định dạng có điều kiện? Chà, đây là một vài lý do khiến tôi thích sử dụng tính năng này của Excel:

1. Để làm cho dữ liệu của bạn hấp dẫn hơn.

2. Để làm cho bảng tính của bạn dễ hiểu hơn trong nháy mắt.

3. Để xác định một số loại số để được giúp đỡ trong việc giải quyết vấn đề.

4. Để giúp bạn rút ra kết luận từ dữ liệu của bạn.

5. Để hiển thị một cách trực quan cho người dùng, đâu là tốt Good hay hay và Bad bad bằng cách sử dụng màu xanh lá cây và màu đỏ.

Bây giờ, bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để định dạng mọi ô trong một phạm vi dựa trên tiêu chí của riêng bạn (và có rất nhiều tùy chọn định dạng để chọn). Ví dụ: nếu bạn có bảng lợi nhuận và bạn muốn mã màu tất cả lợi nhuận lớn hơn 200 đô la là màu xanh lá cây và tất cả lợi nhuận dưới 200 đô la màu vàng và tất cả các khoản lỗ là màu đỏ, thì bạn có thể sử dụng định dạng có điều kiện để nhanh chóng thực hiện tất cả công việc cho bạn .

Định dạng có điều kiện trong Excel

Định dạng có điều kiện cho phép bạn định dạng một lượng dữ liệu đáng kể một cách nhanh chóng và dễ dàng – trong khi vẫn có thể phân biệt các loại dữ liệu khác nhau. Bạn có thể tạo quy tắc cho các tùy chọn định dạng sẽ cho phép Microsoft Excel tự động định dạng cho bạn. Bạn thực sự chỉ phải làm theo ba bước đơn giản.

Bước 1: Chọn các ô bạn muốn định dạng.

Bước 2: Nhấn vào Định dạng có điều kiện nút bên dưới menu Home, phần Styles.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Bước 3: Chọn quy tắc của bạn. Có Làm nổi bật quy tắc tế bàoQuy tắc trên / dưới ở đầu cho phép bạn so sánh với các giá trị. Đối với ví dụ này, chúng tôi áp đặt ba quy tắc. Đầu tiên là bất kỳ giá trị nào lớn hơn 200 đô la đều có màu xanh lá cây.

Nó đáng lưu ý rằng chỉ có phần Quy tắc ô nổi bật cũng có thể được sử dụng để so sánh một tập dữ liệu với tập dữ liệu khác. Mọi thứ khác sẽ chỉ sử dụng một tập dữ liệu mà bạn đã tô sáng và so sánh các giá trị với nhau. Ví dụ: khi sử dụng quy tắc Greater Than, tôi có thể so sánh các giá trị từ A1 đến A20 với một số cụ thể hoặc tôi có thể so sánh A1 với A20 với B1 với B20.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Logic tương tự đã được áp dụng cho các quy tắc thứ hai và thứ ba. Quy tắc thứ hai là mọi thứ trong khoảng từ 0 đến 200 đô la đều được định dạng màu vàng. Quy tắc thứ ba là mọi thứ dưới 0 đô la đều được định dạng màu đỏ. Đây là một phần của bảng tính đã hoàn thành trông như thế nào.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Nếu bạn không thích các tùy chọn định dạng này, Excel có nhiều tùy chọn Định dạng có điều kiện mới khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: bạn có thể chèn các biểu tượng như mũi tên màu (Bộ biểu tượng), biểu đồ thanh như trong ví dụ thứ hai (Thanh dữ liệu) hoặc thậm chí một loạt các màu được chọn tự động như trong ví dụ trước (Vảy màu). Ba tùy chọn này chỉ so sánh các giá trị từ cùng một bộ dữ liệu. Nếu bạn chọn A1 đến A20, nó sẽ chỉ so sánh các giá trị đó với nhau.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Nếu sau này bạn quyết định rằng bạn không muốn các tế bào của bạn được định dạng có điều kiện, tất cả những gì bạn phải làm là xóa định dạng. Để thực hiện việc này, chọn nút Định dạng có điều kiện và chọn Xóa quy tắc. Sau đó, chọn xem bạn muốn xóa các quy tắc chỉ từ các ô đã chọn hoặc từ toàn bộ trang tính.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Ngoài ra, nếu bạn đã tạo một số quy tắc, bạn có thể quên quy tắc nào bạn đã áp dụng cho các ô nào. Vì bạn có thể áp dụng nhiều quy tắc cho cùng một tập hợp các ô, nên nó có thể trở nên khá khó hiểu đặc biệt là nếu người khác tạo bảng tính. Để xem tất cả các quy tắc, nhấp vào nút Định dạng có điều kiện và sau đó nhấp vào Quản lý các quy tắc.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Khi bạn có nhiều quy tắc được áp dụng cho cùng một phạm vi ô, các quy tắc được đánh giá theo thứ tự từ mức ưu tiên cao hơn đến mức ưu tiên thấp hơn. Theo mặc định, quy tắc mới nhất được thêm vào sẽ có quyền ưu tiên cao hơn. Bạn có thể thay đổi điều đó bằng cách nhấp vào quy tắc và sau đó sử dụng các nút mũi tên lên và xuống để thay đổi thứ tự. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào menu thả xuống ở trên cùng và xem các quy tắc chỉ cho lựa chọn hiện tại hoặc cho mỗi trang tính trong sổ làm việc.

Ngoài ra còn có một hộp kiểm gọi là Dừng lại nếu đúng, mà tôi đã giành được chi tiết ở đây vì nó khá phức tạp. Tuy nhiên, bạn có thể đọc bài viết này từ Microsoft Điều đó giải thích nó rất chi tiết.

Tùy chọn định dạng có điều kiện mới Excel 2010

Mọi thứ đều giống nhau trong Excel 2010 khi nói đến Định dạng có điều kiện được bao gồm trong Excel 2007. Tuy nhiên, có một tính năng mới thực sự làm cho nó mạnh hơn nhiều.

Trước đó tôi đã đề cập rằng Làm nổi bật quy tắc tế bào phần cho phép bạn so sánh một bộ dữ liệu với một bộ dữ liệu khác trên cùng một bảng tính. Trong năm 2010, bây giờ bạn có thể tham chiếu một bảng tính khác trong cùng một sổ làm việc. Nếu bạn cố gắng thực hiện điều này trong Excel 2007, nó sẽ cho phép bạn chọn dữ liệu từ một bảng tính khác, nhưng sẽ cung cấp cho bạn một thông báo lỗi khi bạn cố gắng bấm OK ở cuối.

Trong Excel 2010, bây giờ bạn có thể làm điều này, nhưng nó có một chút khó khăn vì vậy tôi sẽ giải thích từng bước một. Hãy nói rằng tôi có hai bảng tính và trên mỗi tờ tôi có dữ liệu từ B2 đến B12 cho một số thứ như lợi nhuận. Nếu tôi muốn xem giá trị nào trong B2 đến B12 từ trang 1 lớn hơn giá trị B2 đến B12 của trang 2, trước tiên tôi sẽ chọn giá trị B2 đến B12 trong trang 1 và sau đó nhấp vào Tốt hơn theo Quy tắc đánh dấu các ô.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Bây giờ bấm vào nút tham chiếu ô mà tôi đã hiển thị ở trên. Hộp sẽ thay đổi và biểu tượng con trỏ sẽ trở thành chữ thập màu trắng. Bây giờ hãy tiếp tục và nhấp vào bảng 2 và chọn CHỈ CÓ ô B2. Làm KHÔNG PHẢI chọn toàn bộ phạm vi từ B2 đến B12.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Bạn sẽ thấy rằng hộp hiện có giá trị là = Tờ2! $ B $ 2. Chúng tôi sẽ cần phải thay đổi điều này thành = Tờ2! $ B2. Về cơ bản, chỉ cần thoát khỏi $ đi trước số 2. Điều này sẽ giữ cột cố định, nhưng cho phép số hàng thay đổi tự động. Vì bất cứ lý do gì, nó đã thắng được chỉ cho phép bạn chọn toàn bộ phạm vi.

Nhấp vào nút tham chiếu ô một lần nữa và sau đó nhấp vào OK. Bây giờ các giá trị trong trang 1 lớn hơn trang 2 sẽ được định dạng theo các tùy chọn định dạng bạn đã chọn.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Hy vọng rằng, tất cả có ý nghĩa! Khi nhìn vào Excel 2013, dường như không có tính năng mới nào khi nói đến định dạng có điều kiện. Như một mẹo cuối cùng, nếu bạn cảm thấy các quy tắc mặc định không phù hợp với những gì bạn đang cố gắng thực hiện, bạn có thể nhấp vào Quy tắc mới tùy chọn và bắt đầu từ đầu. Điều tuyệt vời của việc tạo ra một quy tắc mới là bạn có thể sử dụng một công thức để xác định các ô cần định dạng, rất mạnh.

Cách tạo Phím tắt Microsoft Outlook cho Email và Tác vụ

Mặc dù định dạng có điều kiện trông tương đối dễ dàng và đơn giản trên bề mặt, nó có thể trở nên khá phức tạp tùy thuộc vào dữ liệu và nhu cầu của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, xin vui lòng gửi bình luận. Thưởng thức!

Cu Rảnh

Cu Rảnh

Chia ly đôi đường rộng mở - Ai nấy đón niềm vui riêng. Oán hận khúc mắc đều hóa giải - Chẳng ai còn hận thù nhau - Đời này cùng ta nỗ lực.
0 0 vote
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x